Le logiciel des frigoristes et climaticiens : interventions, fluides, entretien

Un devis de pose ou d'entretien se prépare à l'écran, ou à la voix avec le Copilote IA, se remet au client et se signe au doigt sur place. Vous pouvez y porter un acompte : la facture d'acompte, puis celle du solde, partent au format Factur-X vers une Plateforme Agréée. Le logiciel de facturation électronique gratuit couvre 10 factures par mois.

Dès qu'une ligne du devis est à 5,5 % ou 10 % de TVA, Indices imprime la mention que le client certifie en signant : voir la mention de TVA à copier.

Chaque appareil garde son fluide (R32, R410A…) et sa charge en kilogrammes, sur la fiche de l'appareil de votre client. À la clôture d'une visite, vous notez le contrôle d'étanchéité (étanche, fuite détectée et réparée, fuite détectée non réparée, ou contrôle non requis), le fluide ajouté et le fluide récupéré. Ces relevés sont repris sur l'attestation d'entretien en PDF remise au client.

• Une seule saisie : les relevés de chaque visite forment l'historique des fluides de l'appareil, sans carnet à recopier.
• Échéances, registre, bilan et export : inclus dans la version Pro des Contrats d'entretien.
• Échéance des contrôles : à partir du fluide et de la charge, Indices calcule et affiche l'échéance du prochain contrôle d'étanchéité de chaque appareil, et liste les contrôles à prévoir.
• Bilan annuel des fluides : préparé à partir de vos visites, pour la déclaration à l'organisme agréé avant le 31 janvier.
• Export vers l'application de l'État : Indices exporte vos clients, appareils et techniciens au format d'import de l'application gratuite « Fluides Frigorigènes », pour ne pas les ressaisir.

Pour la fiche d'intervention que la réglementation demande à chaque opération, voir la section suivante.

• Toute opération qui demande de manipuler le fluide donne lieu à une fiche d'intervention : le formulaire Cerfa n° 15497*04.
• Au-delà de 5 tonnes équivalent CO₂ (ou 3 kg de HCFC), la fiche est signée par l'opérateur et par le détenteur de l'équipement, qui garde l'original ; en dessous, l'opérateur la remplit sans la faire signer.
• L'opérateur et le détenteur la conservent au moins cinq ans, sur papier ou en version électronique.

Indices ne remplace pas cette fiche, qui reste à remplir, sur le formulaire officiel ou dans l'application gratuite de l'État. Il garde les données qu'elle demande, déjà saisies pendant la visite : fluide et charge de l'appareil, quantités ajoutées ou récupérées, résultat du contrôle d'étanchéité. Qui la remplit, qui la signe, combien de temps la garder : voir le guide de la fiche d'intervention Cerfa 15497.

Le tonnage équivalent CO₂ d'un équipement se calcule ainsi : potentiel de réchauffement planétaire du fluide × charge en kg ÷ 1 000. Pour le R-32 (675), 5 tonnes équivalent CO₂ correspondent à environ 7,4 kg de fluide. Le calendrier d'entretien obligatoire fait le calcul à partir du fluide et de la charge, le calcul teqCO2 donne le tonnage, et la fréquence des contrôles d'étanchéité dit si le contrôle est obligatoire pour tous les fluides courants, HFO, HCFC et propane compris.

Ces délais sont doublés avec un système permanent de détection des fuites. Les HFO suivent des seuils exprimés en kilogrammes. Tous les détails, les exceptions des logements et les sanctions sont dans le guide du contrôle d'étanchéité.

Intervenir sur le circuit frigorifique demande une entreprise titulaire de l'attestation de capacité et un technicien titulaire de l'attestation d'aptitude. Dans Indices, vous enregistrez l'habilitation « Fluides frigorigènes » de chaque technicien, avec sa date de fin de validité.

Sur une visite de contrat PAC ou clim, le planning exige d'office cette habilitation à l'affectation ; sur une autre intervention (dépannage, pose), cochez « Fluides frigorigènes » dans les habilitations requises. Si l'habilitation manque ou a expiré, l'affectation est bloquée : seul le titulaire de l'entreprise peut la forcer, et le forçage est tracé. L'attestation de capacité de l'entreprise n'est pas suivie par Indices.

À la fin de l'intervention, dictez ce que vous avez fait. Le Copilote IA rédige le compte rendu et pré-remplit les relevés (étanchéité, fluide ajouté ou récupéré) ; vous relisez, corrigez et validez. Sans réseau, la dictée est gardée sur le téléphone et envoyée au retour du réseau. Le Copilote IA est compris dans le Pack Complet.

Une pompe à chaleur ou une climatisation de 4 à 70 kW doit être entretenue au moins tous les deux ans. Chaque appareil sous contrat a sa prochaine visite, qui avance à chaque entretien terminé. Tout se gère dans le logiciel de gestion des contrats d'entretien, gratuit jusqu'à 20 contrats actifs.